Records Management

تم تحديث تطبيق إدارة السجلات التابع لوزارة البحرية (DON) لعام 2023 ، وهو الإصدار المحمول من الدورة التدريبية الإلزامية لإدارة سجلات DON. يوفر هذا التدريب السنوي المستند إلى التطبيق للموظفين إرشادات إدارة السجلات وأفضل الممارسات وفقًا للوائح الفيدرالية. يساعد المستخدمين على فهم الأساليب العامة لحفظ السجلات ، ودورة حياة السجلات ، والتخلصات ، والسجلات الأساسية ، والسجلات الإلكترونية ، وسجلات كبار القادة ، والمعلومات ذات الصلة. على وجه الخصوص ، سيساعد التطبيق المستخدمين على فهم واجباتهم فيما يتعلق بالسجلات التي يتحملون مسؤولية الحفاظ عليها. بعض هذه المسؤوليات تشمل:

- التأكد من معرفتك بسياسات وإجراءات إدارة السجلات في وكالتك

- مراجعة خطة ملفات مكتبك وتحديد المواد التي تتحمل مسؤولية صيانتها

- اتباع إرشادات الاحتفاظ والتخلص المحددة في جدول السجلات

- إبلاغ مدير السجلات الخاص بك بأي تناقضات أو تحديثات مطلوبة لخطة الحفظ

- فهم أنه يمكن تحميلك المسؤولية إذا لم تتم إدارة السجل بشكل صحيح.

التحقق من إتمام الدورة:

- يمكن إرسال إتمام نهاية الدورة عبر البريد الإلكتروني إلى نظام إدارة وتخطيط التدريب البحري (NTMPS) لعرضها في سترة التدريب الإلكترونية (ETJ).

- يجب على المستخدمين الاحتفاظ برسائل البريد الإلكتروني الخاصة بشهادة إتمام الدورة التدريبية حتى يتم التحقق من النشر الناجح في ETJ أو نظام تخطيط إدارة تدريب الأسطول (FLTMPS).

- إذا لم يظهر الإكمال في ETJ أو FLTMPS بعد 72 ساعة ، فقد يرغب المستخدمون في إرسال نسخة من البريد الإلكتروني إلى مشرفهم أو منسق FLTMPS / مركز تدريب POC كتحقق من الإكمال. إذا لزم الأمر ، يمكن لمنسق FLTMPS تسجيل إكمال الدورة يدويًا باستخدام نموذج إكمال حدث التعلم FLTMPS.